כלל בסיס בניהול עסק מצליח, הוא ניהול תזרים המזומנים. אחת המטרות החשובות שלכם בכל עסק היא לשפר את התזרים.שיפור תזרים המזומנים מייצר לעסק רווחיות, ומאפשר לו להתנהל ולהתקיים לאורך זמן מבלי להיכנס לנקודות שפל שמהם לא ניתן לצאת.תהליך ניהול התזרים חשוב מאוד בכל סוג עסק, אך במיוחד בעסקים קטנים בהם התהליך חשוב פי כמה, ודורש ניהול מדויק וקפדני בכל זמן.אז איך משפרים את תזרים המזומנים שלכם?נסו את 3 הכללים שלנו :
תזרים מזומנים קם ונופל על איכות הניהול שלו, וזה לא חשוב אם אתם מנהלים תזרים באמצעות תוכנה מיוחדת, מסמך אקסל או אפילו דף ועט. בכל רגע נתון, חייב התזרים להכיל בצורה מדויקת את הרישום של כל ההכנסות וכל ההוצאות נכון לאותו הזמן.תזרים מנוהל יאפשר לכם לתכנן את העסק בצורה עתידית, ולמנוע הפתעות תזרימיות שעלולות לפגוע אנושות בתפקוד העסק.
תזרים מורכב משני חלקים עיקריים:
ניהול נכון של תזרים מזומנים יכלול צפי של הוצאות בעסק בעתיד הקרוב, וגם בעתיד הרחוק יותר. הצפי יכלול את כל ההוצאות של העסק למשל: עלויות שכירות מבנה, תשלום עתידי לספקים, תשלום מסים והוצאות תפעוליות כמו חשמל, דלק וארנונה. בנוסף ההוצאות צריכות לכלול את עלויות השכר של העובדים, ואת כל ההפרשות לפנסיה.אל מול צפי ההוצאות, יש לנהל את רישום ההכנסות. רישום זה יהיה מורכב מכל ההכנסות הצפויות של העסק, כולל הכנסות דחויות לשוטף+30 או אפילו שוטף+120. כשמתכננים הכנסות עתידיות, יש לשערך את ההכנסה לפי חודשי השנה, חגים ועונות, ולפי היעדים שנקבעו בעסק. ככל שתדייקו בתכנון ההכנסה העתידית, כך התזרים שלהם יהיה איכותי יותר, וגורם ההפתעה יהיה קטן משמעותית. תזרים איכותי = שליטה פיננסית מלאה על העסק
כל עסק, בין אם הוא יצרני או לא, רוכש ציוד וסחורה עבור העסק שלו.הכלל השני לניהול תקין של התזרים אומר, שחובה ליצור הלימה והתאמה בין תקופת מימון הרכישה, לתקופת מימון המכירה.לדוגמה: אני עסק שמוכר גרביים. רכישת הגרביים מהספק שלי היא במזומן, ומכירתם ללקוח היא בתשלומים.במקרה כזה, אני נדרש לשלם לספק שלי באופן מיידי, אך את התמורה אקבל מהלקוחות לאחר כמה חודשים.לאחר מכן, כשאזמין סחורה בפעם השנייה, שוב אדרש לשלם במזומן כאשר ככל הנראה עדיין לא קיבלתי את מלוא התמורה מהלקוחות, בעבור משלוח הסחורה הראשון. במצב כזה העסק נכנס למצב שבו אין לו יכולת רכישה של סחורה, עד לגמר קבלת התקבולים מהלקוחות. כלומר העסק יהיה בבעיה תזרימית קשה, שעלולה להוביל לקריסתו.לכן, חובה להתאים את תנאי התשלום לספקים שלכם, לתנאי התשלום מול הלקוחות שלכם.בנוסף, חשוב לא לדחות תשלומי הוצאות בצורה בלתי סבירה. לעיתים אנחנו נוטים לדחות תשלומי מיסים, חשמל וכו', על מנת לחכות לכניסת כסף לעסק. מדובר בהחלטה כלכלית שגויה, שגוררת אחריה תשלומי ריבית וקנסות מיותרים.הדרך היעילה ביותר להתמודד עם התאמת ההכנסות להוצאות, היא באמצעות שיפור תהליך הגביה.ראשית חשוב לגבות תשלום (עד כמה שאפשר) מהלקוחות באמצעות כרטיס אשראי. תקבול באשראי הוא תקבול בטוח ומנוהל. אבל הכי חשוב, חברות הסליקה מאפשרות לנו לבצע ניכיון תשלומים ,שזה תהליך של הקדמת התשלום מהלקוח, תמורת תשלום ריבית. לעסק שמתנהל מול ספקים, ניכיון התשלומים הוא שירות רצוי שיכול להציל את העסק מקריסה בשל תנאי מימון.לדוגמה: אוכל לרכוש את הסחורה מהספק שלי במזומן, למכור ללקוח ב 12 תשלומים, ולקבל אותם כתשלום אחד במזומן ע"י שירות הניכיון של חברת הסליקה. בצורה כזו התאמתי את תזמון ההוצאה ותזמון ההכנסה, והתזרים שלי יהיה חיובי.
על מנת להבין בצורה יותר מדויקת את היכולת התזרימית של העסק שלכם, ולקלוע כמה שיותר בתחזית שלכם, חשוב לבחון את התנהלות העסק ברמה שנתית ולא ברמה חודשית. על מנת לחזות פעילות של חודש ספטמבר לדוגמה, ניתן בטעות לקחת את הכנסה של חודש ספטמבר בשנה שעברה כמקור מידע. אך לא תמיד החודש אשתקד ייצג את השנה שתבוא, ולמשל ספטמבר בשנה שעברה היה חודש של חגים, ואילו השנה החגים נופלים על אוקטובר. ולכן כשמנתחים תחזית של תזרים, חשוב לקחת נתוני הכנסות מהעבר של שנה שלמה, ורצוי גם כמה שנים קודמות, ולחשב ממוצע אשר ישקף טוב יותר את התחזית. כלומר לאחר שלקחנו נתוני שנים קודמות, נייצר תזרים עבר ממוצע ברמה חודשית, ע"י חלוקת נתוני השנה ל 12. הסכום שיתקבל יהיה ממוצע ההכנסה החודשי. בנוסף יש להוסיף לנתוני הממוצע, את היעדים המעודכנים שלנו לשנה החדשה, ואת נתוני העונות והחגים באותה שנה. כך נוכל לקבל תחזית יותר מדויקת וראלית לשנה הקרובה.
